13 gợi ý sẽ cải thiện hiệu quả công việc của bạn

12 gợi ý sẽ cải thiện hiệu quả công việc của bạn

12 gợi ý sẽ cải thiện hiệu quả công việc của bạn

Hãy tưởng tượng như thế này, trong lúc bạn trì hoãn việc học, luyện tập hay làm việc, thì ở ngoài kia đang có một người ra sức làm những việc đó, không phải là miễn cưỡng, mà bằng tất cả nhiệt huyết và quyết tâm. Và rồi khi gặp họ, họ sẽ đánh bại bạn.

Tôi nói như vậy là để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc rèn luyện hang ngày. Tuy nhiên có một thứ khác, quan trọng không kém: đó là cách bạn luyện tập như thế nào, bạn học như thế nào, bạn sống như thế nào. Thay vì làm việc chăm chỉ hơn, hãy tìm cách làm việc thông minh hơn: WORK SMARTER, NOT HARDER.

Nếu hàng ngày bạn phải vật lộn với hàng đống những công việc không đâu, thì bài viết này dành cho bạn. Dưới đây là tổng hợp những TIPS cực kỳ hữu ích từ member của Quora (trang chia sẻ thông tin của cộng đồng), từ các entrerpreneur, freelancer, manager trên khắp nước Mỹ, về cách cải thiện hiệu quả công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn. Hãy nhớ rằng những tips tôi chuẩn bị nói dưới đây đều rất rất rất rất dễ làm!

 

1. LUẬT 2 PHÚT (The Two-Minute Rule)

Dù bạn là bất kỳ ai, từ nhân viên quèn nhất, người học ở cấp độ thấp nhất, người thất nghiệp hay một chủ công ty bắt đầu khởi nghiệp, thì trong ngày của bạn vẫn luôn có những công việc cực kỳ nhỏ, những công việc thậm chí bạn không quan tâm, vì nó mất chưa đến 2 phút để hoàn thành. Và rồi, bạn gác nó lại! YOU’RE DOING IT WRONG!!!!!!

Đừng quên rằng việc lên kế hoạch thực hiện nó sau này, việc phải nhớ về nó và cuối ngày là thực hiện nó, sẽ phải mất tới 5 phút. OOPS!!!

NẾU ĐÓ LÀ VIỆC NHỎ, HÃY THỰC HIỆN NÓ NGAY LẬP TỨC! (khi đã thành thói quen rồi thì những việc vớ vẩn này có thể thực hiện trong chớp mắt! )

LUẬT 2 PHÚT (The Two-Minute Rule)

 

2. LUẬT 5 PHÚT (The Five-minute Rule)

Đối với những việc mất thời gian hơn, dù có thể hơi khó một chút, nhưng hãy lên kế hoạch, bấm giờ và cố gắng thực hiện nó trong 5 PHÚT. Điều này nghe có vẻ ngu xuẩn, vì không phải điều gì cũng có thể thực hiện ngay được, Nhưng thử thách(về mặt tập trung và thời gian) chính là cách dễ nhất để công việc cuốn bạn đi và sau đó bạn sẽ “GET THE SHIT DONE” in less time!

LUẬT 5 PHÚT (The Five-minute Rule)

3. XÂY DỰNG THÓI QUEN HÀNG NGÀY

Có lẽ là không phải nói nhiều về điều này, những việc làm hàng ngày, dù nhỏ, nhưng luôn có ý nghĩa nhất định. Nếu bạn muốn trở thành một nhà văn, hoặc một lập trình viên, hãy viết hàng ngày, dù đó là văn hay là code. Ngày nghỉ cũng không phải ngoại lệ.

 

DO IT EVERY DAMN DAY!

4. ĐƠN GIẢN HÓA EMAIL

Thay vì check mail 30 phút một lần (một việc làm lãng phí và vô ích), thì hãy đặt lịch check mail cố định trong ngày vào một vài khoảng thời gian nhất định. Và nhớ áp dụng The Two-minute Rule: xóa mail không quan trọng ngay lập tức, trả lời mail ngay lập tức. Hộp thư cũng giống như công việc của bạn: đừng để nó lộn xộn.

ĐƠN GIẢN HÓA EMAIL

 

5. CHIA VÀ TRỊ (Divide and Conquer)

Cần thực hiện 7 cuộc điện thoại, trả lời 10 emails, học một vài từ mới, những việc lặt vặt mà bạn hoàn toàn có thể multitask? Lên kế hoạch và tìm cách thực hiện chúng cùng lúc đều đặn hàng ngày, trong một khoảng thời gian nhất định. Thực chất thì đây cũng chỉ là luật 2 phút, và xây dựng thói quen hàng ngày.

6. KIỂM SOÁT THỜI GIAN

Thực tế rằng có nhiều việc tưởng chừng đơn giản và không tốn nhiều thời gian, ví dụ như thỉnh thoảng check facebook hoặc chơi game trên điện thoại. Bạn có thể sử dụng một apps để track lại thời gian dung điện thoại,… Và nếu như bạn dành tới 25h một tuần để chơi CandyCrush hay những thứ vô bổ đại loại như vậy, thì đây là lúc để xóa trò chơi đó (vĩnh viễn)

Ý tưởng này cũng rất tuyệt, nếu bạn track được thời gian những việc quan trọng hàng ngày (vào một buổi tổng kết cuối tuần), để biết mình sử dụng thời gian như thế nào.

 

7. HẠN CHẾ CÁC LỰA CHỌN (KHÔNG CẦN THIẾT)

Bạn có biết rằng Mark Zuckerberg sau khi dậy luôn chỉ chọn mặc một loại áo phông cho hầu hết các ngày trong tuần (nếu chưa biết điều này các bạn đọc tại đâyđây), mục đích của việc này để tiết kiệm thời gian và không phải đưa ra các lựa chọn linh tinh. Đây cũng là thói quen của Steve Jobs (ta luôn thấy ông mặc những chiếc áo phông đen cổ lọ) hay Einstein, với lời nhận xét rằng ông thích mặc áo len cổ lọ hơn là áo sơ mi, vì chúng không cần phải là ủi khi mặc.

Nếu đã xây dựng được những thói quen tốt và tối giản, thì việc hạn chế các lựa chọn sẽ giúp bạn không phải mất nhiều thời gian và tâm trí vào những việc không cần thiết. Chọn một vài thứ tốt và CUT ALL THE CRAP

 

8. HẠN CHẾ SỰ MẤT TẬP TRUNG

Các bạn biết tôi đang nói về điều gì: các loại website như Facebook, hoặc các trang thông tin giải trí,… những thứ dễ làm chúng ta sao nhãng hoặc bị cuốn đi. Chúng cung cấp quá nhiều thông tin nhưng không cho ta chọn lọc thông tin. Bạn có thể dung một vài ứng dụng (ví dụ Focus Blocker cho Firefox) để khóa trình duyệt vào những nguồn này khi làm việc. Hoặc quan trọng hơn là sự tự giác, ý thức của bạn.

9. HIỆU QUẢ, KHÔNG PHẢI THỜI GIAN

Nếu cảm thấy không còn hứng thú làm việc, quá mệt mỏi hoặc cảm giác không hiệu quả, tốt nhất là dừng làm việc (và chuyển sang những thứ khác). Một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn sẽ boost lại hiệu suất công việc của bạn. Hãy tham khảo các cách để làm việc hiệu quả và sáng tạo.

10. BIẾT NÓI KHÔNG VÀ ƯU TIÊN

Hãy biết các priority, các ưu tiên, không phải việc nào cũng quan trọng như việc nào, do đó không phải làm những việc bạn không muốn làm hoặc không đáng để bạn làm.

Ở đây, bạn nên tìm hiểu thêm về luật 80-20 (Pareto principle)

 

11. KHÔNG QUÁ DỰA DẪM VÀO TRÍ NHỚ

Rất đơn giản, hãy nghĩ xem rằng bạn đã quên một điều gì đó rất quan trọng để rồi trễ hẹn. Đừng phí năng lượng của não bộ để nhớ, rồi sau đó lại phải liệt kê lại những suy nghĩ của bạn vào ba ngày trước đó. Việc nào có thể, hãy ghi ra giấy.

12. Để dành ra thời gian ngủ & nghỉ ngơi (Keep a sleep schedule)

Plan your sleeping hours. If your sleeping time is random, well, your days will be, too. SAD BUT TRUE!

Thêm một câu của Franklin (người được in hình trên tờ tiền 100$ của Mỹ]: Early to bed and early to rise, makes a man healthy, wealthy and wise!

 

13 BẮT ĐẦU VỚI NHỮNG THÓI QUEN NHỎ

Aim High là quan trọng, nhưng rất khó khăn, hãy bắt đầu với những thói quen nhỏ: nếu bạn muốn giành ra mỗi ngày một giờ để tập thể dục, hãy bắt đầu bằng kế hoạch mỗi ngày 5 phút tập thể dục. Nếu đã hình thành thói quen và thực sự thích việc tập thể dục, về sau bạn sẽ tự nâng quãng thời gian đó lên tới mức mong muốn.

 

Now get off the internet and get back to work!

 

 

 

 

 

 

 

Comments

comments

Leave a Reply